На главную страницу сайта
620014, г. Екатеринбург, ул. 8 Марта, д. 13 Тел./факс +7 (343) 372-29-43, e-mail: cfmt@cfmt.ru

Оригинал страницы

Этапы комплексного проекта

Часто методы перестройки собственного бизнеса ориентированы на две его системообразующие характеристики — организационную и информационную. Фокусировка усилий только на изменении организационной структуры или только на выборе программного обеспечения часто не оправдывает даже скромных ожиданий.

С чего начать? Как подступиться к определению взаимосвязей событий прошлого, настоящего и желаемого будущего? Где искать и как найти соратников, на которых можно опереться, не опасаясь потерять бизнес? Как научится слушать и понимать друг друга?

Мы уверены, что различия в социальном статусе, возрасте сотрудников и даже образовании, не являются непреодолимым барьером для создания эффективных временных коллективов, нацеленных на решение любых амбициозных задач.

Мы предлагаем следующую логику этапов проведения изменений в компании. Результаты каждого из этапов имеют для компании самостоятельную ценность, а каждый последующий этап опирается на результаты предыдущего.

0. Формирование проектной команды (семинар)

Этап: предпроектный. Длительность этапа: 1-2 дня

Задачи семинара — донести до потенциального партнера наши принципы совместной работы, и оценить уровень готовности сотрудников работать по этим принципам. Нас интересует уровень творческого потенциала каждого участника, его готовность к самореализации. Обсуждаются ключевые понятия: параметры задачи, функция и работа, риски задачи, постановщик, ответственность и ответственный ресурс, бюджет задачи, простые и сложные задачи, бизнес-процессы, регламенты работы, организационная структура, карта распределения ответственности, вопросы автоматизации. В результате, обе стороны имеют достаточно информации для принятия взвешенного решение о запуске проекта.

1. Описание существующей модели бизнеса компании

Этап: проектный. Длительность этапа: 4-8 недель

В ходе совещаний проектной команды с использованием методики функционального моделирования (IDEF0) документируется существующее положение дел — бизнес-процессы маркетинга, продаж, закупок, производства, логистики, сервисного обслуживания. На этом этапе выясняется много нового и удивительного, даже для руководителей. Но чтобы осознанно подходить к изменениям, это «зеркало компании» чрезвычайно необходимо. Этот этап окончательно формирует проектную команду и единый стандарт делового общения.

2. Построение «дерева» задач

Этап: проектный. Длительность этапа: 2-4 недели

Ответственный и сложный этап. Пересматриваются старые и закладываются новые принципы деятельности организации. Чего хотим, ради чего вместе работаем? Формируется иерархическая структура взаимосвязанных задач. Это образ желаемого будущего организации (через 6-12 месяцев) и ее «мобилизационное предписание», то есть, кто, когда и в каких рамках обеспечивает выполнении поставленной задачи. Результатом этапа является делегирование ответственности за будущее компании ее сотрудникам.

3. Формирование новой модели бизнеса компании

Этап: проектный. Длительность этапа: 8-12 недель

В соответствии с желаемым образом компании проектируется новая логика бизнеса, новые параметры качества, стоимости, длительности бизнес-процессов. Предлагаются варианты изменения организационной структуры и документооборота. Формулируются новые правила и регламенты работы.

4. Выбор и настройка системы автоматизации бизнес-процессов

Этап: проектный. Длительность этапа: 4-12 недель

В соответствии с требуемыми параметрами бизнес-процессов (этапы 2 и 3) необходимо обеспечить новые параметры используемых ресурсов. А это не только сотрудники компании, но и специальные инструменты, которыми они должны в совершенстве владеть. Высокие скорости поиска и передачи информации, сложные математические функции, рутинные, но крайне ответственные, операции подготовки документов и отчетов — все это без ошибок может обеспечить система автоматизации. Таким образом, определив параметры качества, длительности, стоимости бизнес-процессов, мы имеем исходные технологические и экономические требования, необходимые для выбора и настройки программного обеспечения.

5. Реализация перехода на новую модель бизнеса компании

Этап: проектный. Длительность этапа: 2-6 недель

Очень важный этап, на котором происходит передача ответственности за функционирование новой модели компании от команды проекта сотрудникам компании. Закрепляются статусы владельцев бизнес-процессов, производится обучение и аттестация персонала ресурсных подразделений, формируется система мотивации сотрудников, корректируется организационная структура, меняются положения об отделах, должностные инструкции. И самое главное — реализация этих мероприятий позволяет определить, кто из сотрудников компании сможет работать в новых условиях — в условиях изменений.

Понятно, что при существующих бюджетных ограничениях некоторым компаниям хочется сконцентрировать усилия на четвертом этапе, оформив первые три этапа проекта как «предпроектное обследование», а пятый — как «обучение пользователей». Недостатком такого подхода является то, что при предпроектном обследовании фиксируется текущее положение дел и существующие проблемы компании, что не позволяет построить модель будущего.

Будущая компания — это новая совокупность амбиций, принципов, правил, бизнес-логики, нового качества всех ресурсов, а не только системы автоматизации.

Отказ от рекомендованной последовательности шагов существенно увеличивает риски проекта, что приводит к перерасходу бюджета а, в особых случаях, к свертыванию всего проекта.

Очевидно, что представленные шесть этапов актуальны для компаний, только приступивших к созданию процессной организации. Для тех, кто этот путь уже однажды прошел, создание очередной новой функциональной модели начинается с этапа 3.

Мы представили логику проведения изменений в компании. Если Вы с ней согласны, а в Вашей компании настало время перемен, то наши специалисты готовы оказать помощь на любом из этапов этого пути.


Центр финансовых и управленческих технологий, 2005.